|
I september 2021 hadde Sortland kommune tilsyn av Arkivverket, hvor et av avvikene var manglende arkivplan. Målet var at arkivplan skulle være ferdig innen utgangen av 2022, men dette målet ble ikke nådd. Sortland kommunes arkivplan skal revideres fortløpende, men med fullstendig gjennomgang hvert 4.år i forbindelse med fylkes- og kommunevalg. Den reviderte planen godkjennes av kommunalsjef HR og fellestjenesten, og utskrift arkiveres i sak/arkivsystemet. Arkivleders målsettinger for arkivarbeidet:
- sikre at daglig drift av arkivfaglige oppgaver blir utført
- foreta periodisering av arkiv når det er nødvendig
- skal ha systemansvaret for sak/arkivsystemet og sørge for at systemet er oppgradert og tilrettelagt for digital utvikling
- skal bidra til at vi får flere elektroniske skjema og andre digitale løsninger til innbyggere, næringsliv og organisasjoner
- skal ha god arkivfaglig kunnskap og et godt samarbeid med de ulike fagområdene i organisasjonen
- forankre respekt og forståelse for arkivfaglig arbeid både hos ledelse og resten av organisasjonen
- skal ha det helhetlige ansvaret for all arkivering i Sortland kommune
- god faglig tyngde skal bidra til at arkivtjenesten kan møte nye utfordringer som kommunesammenslåinger og den digitale utviklingen av offentlig sektor, samt at det skal være attraktivt å rekruttere nye arkivarer
- arkivtjenesten skal være aktive i arbeidet med personvern (informasjonssikkerhet GDPR)
- arkivleder skal være pådriver for å sikre system som ivaretar arkiv, arkivkjerner og personvern
- arkivtjenesten skal yte arkivhjelp, spesielt i bruk av sak/arkivsystemet for å sikre best mulig dokumentfangst. Hjelpen kan være kurs, en til en opplæring og E-læring.
- arkivtjenesten skal følge opp og fortsette arbeidet med å klargjøre fjernarkiv til avlevering til depot hos Arkiv i Nordland.
- arkivleder skal revidere arkivplan hvert 4.år i forbindelse med fylkes- og kommunevalget.
Innhold arkivplan
- Arkivorganisering og ansvar
- Oversikt over aktive arkiv
- Rutiner
- Elektroniske system
- Kassasjonsplan (skal utarbeides)
- Plan for depot
Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift):§ 1-1.Arkivplan
- Alle offentlige organer skal til enhver tid ha en ajourført arkivplan jf. arkivforskriften § 4. Arkivplanen skal innrettes slik at den kan brukes som et redskap i organets internkontroll med arkivarbeidet. I arkivplanen skal organet dokumentere hvordan arkivansvaret blir ivaretatt, og hvordan arkivfunksjonen er organisert. Arkivplanen skal gi en samlet oversikt over organets arkiv, jf. arkivlova § 2 bokstav b.
- Arkivplanen skal, i tillegg til å oppfylle krav som ellers følger av denne forskriften, minst inneholde:
| a)
|
organisering av arkivfunksjonen og delegeringsfullmakter på arkivområdet, inkludert hvor ansvaret for å forvalte arkivene er plassert, samt eventuelle avtaler om kjøp av arkivtjenester,
|
| b)
|
rutiner for dokumentfangst, journalføring, tilgangsstyring og kvalitetssikring av arkivene, jf. arkivforskriften § 12,
|
| c)
|
rutiner for oppbevaring og sikring av arkivene,
|
| d)
|
klassifikasjon som blant annet viser hvilke prosesser arkivdokumentene inngår i, jf. arkivforskriften § 5,
|
| e)
|
oppdatert arkivoversikt som viser hvor arkivdokumentene er lagret,
|
| f)
|
bevarings- og kassasjonsplan med oppbevaringsfrister og rutiner for gjennomføring av planene, jf. arkivforskriften § 16, og
|
| g)
|
avleveringsplan for statlige organ, jf. arkivforskriften § 19.
|
Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift) - Lovdata https://www.arkivverket.no/for-arkiveiere/arkivplan-og-internkontroll |
